Regolamento sedute organi collegiali in modalità telematica

Art. 1- Ambito di applicazione

Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli organi collegiali dell’I.C. “Pinocchio-Montesicuro” durante il periodo di sospensione delle attività didattiche e di vigenza della misure di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19.

Art. 2 – Definizione

Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede di incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di tool o piattaforme residenti nel Web.

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di:
3. a) visione degli atti della riunione;
4. b) intervento nella discussione;
5. c) scambio di documenti;
6. d) votazione;
7. e) approvazione del verbale.
8. Sono considerate tecnologie idonee teleconferenze, videoconferenze, chat e moduli online.

Art. 4 – Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

L’adunanza telematica, può essere utilizzata dagli OO.CC. per deliberare sulle materie di propria competenza, per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale in presenza.

Sono escluse le sedute nelle quali si debba votare per eleggere persone (voto segreto).

Art. 5 – Convocazione

1. La convocazione delle adunanze degli OO.CC., per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata, a cura del Presidente o del Dirigente Scolastico, a tutti i componenti dell’organo almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, tramite posta elettronica.
2. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico, utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza. Nel caso di questo Istituto le riunioni avvengono utilizzando la piattaforma GSuite Meet/Classroom per i Consigli di classe, interclasse, intersezione, dipartimenti, Consiglio di Istituto, Scrutini intermedi e finali e ogni altra riunione fino a 100 partecipanti; con la piattaforma GotoMeeting per il Collegio docenti.

Art. 6 – Svolgimento delle sedute

1. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:
2. a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
3. b) partecipazione della maggioranza dei convocati;
4. c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento;
5. d) la delibera dell’adunanza è documentata dal report Excel di Google Moduli che riporta il numero e l’oggetto della delibera, le generalità del votante, e l’opzione di scelta attribuibile al voto: favorevole, contraria/o, astenuta/o.

Qualora uno o più partecipanti riscontrasse problemi di funzionamento del Google Moduli, potrà esprimere il proprio voto verbalmente.

2. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
3. L’espressione del voto sarà effettuata tramite dichiarazione verbale nelle sedute con un numero di partecipanti inferiore a 25; nelle sedute con un numero di partecipanti superiore a 25 l’espressione del voto sarà effettuata tramite Google Moduli.
4. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno sono verificate le presenze nominali e la sussistenza del numero legale dei partecipanti.

Art. 7 – Verbale di seduta

1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
2. a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
3. b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate;
4. c) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
5. d) il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
6. e) la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.
7. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione.
8. Il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente e dal Segretario, è trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, a tutti i componenti l’organo per l’esplicita approvazione.

Art. 8 – Problemi tecnici di connessione

1. Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’Organo che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere rinviata ad altro giorno. Gli Scrutini intermedi e finali si svolgono con collegio perfetto.

Il presente regolamento viene letto e approvato per formalizzare quanto l’Istituto mette in atto in regime di emergenza con riguardo alle sedute telematiche degli organi collegiali, tenendo in considerazione comunque il riferimento normativo che disciplina tale materia in stato di emergenza:

Il riferimento per l’organizzazione delle riunioni in modalità telematica è l’art. 73, comma 2-bis, della legge di conversione 24 aprile 2020, n. 27 che, fino alla data di cessazione dello stato di emergenza, prorogata al 31 luglio 2021, prevede:

“le sedute degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche ed educative di ogni ordine e grado possono svolgersi in videoconferenza, anche ove tale modalità non sia stata prevista negli atti regolamentari interni di cui al decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297”.